Σημειώσεις & Καταστάσεις Πελατών

Κάποια πράγματα θέλουμε να τα ξέρουμε για έναν πελάτη πριν καν ξεκινήσει η επίσκεψη: ότι προτιμά να τον καλούμε το πρωί, ότι έμεινε ανοιχτό υπόλοιπο από την προηγούμενη φορά. Η σελίδα του πελάτη μας δίνει δύο εργαλεία ακριβώς γι' αυτό — και τα δύο αφορούν τον άνθρωπο, όχι τα ζώα του. Οι σημειώσεις κρατούν ελεύθερο κείμενο: διακανονισμούς πληρωμών, προτιμήσεις επικοινωνίας, οτιδήποτε. Οι καταστάσεις είναι τρεις σημάνσεις — VIP, Οφειλή και Προσοχή — που εμφανίζονται ως μικρές χρωματιστές ενδείξεις δίπλα στο όνομά του σε όλη την εφαρμογή.

Σημειώσεις Πελάτη

Ανοίγουμε τη σελίδα του πελάτη και πηγαίνουμε στην καρτέλα Σημειώσεις, δίπλα στα Ζώα και το Χρονολόγιο — ο μικρός αριθμός στην καρτέλα δείχνει πόσες σημειώσεις υπάρχουν. Οι σημειώσεις εδώ αφορούν τον ίδιο τον πελάτη· ό,τι ιατρικό αφορά κάποιο ζώο ανήκει στη σελίδα του ζώου.

Πατάμε Νέα Σημείωση και ανοίγει μια μικρή φόρμα: η ημερομηνία είναι ήδη συμπληρωμένη με τη σημερινή, οπότε συνήθως απλώς γράφουμε τη σημείωση και πατάμε Αποθήκευση. Η φόρμα παραμένει ανοιχτή σε περίπτωση που έχουμε και δεύτερη σημείωση. Κάθε σημείωση δείχνει ποιος την έγραψε και πότε, και κάθε κάρτα έχει ένα μολύβι για επεξεργασία επί τόπου και έναν κάδο για διαγραφή (με επιβεβαίωση).

Το πεδίο της σημείωσης έχει και το κουμπί Βελτίωση με AI — με ένα κλικ διορθώνεται η ορθογραφία και η μορφοποίηση χωρίς να αλλάξει το νόημα. Περισσότερα στο Βελτίωση Σημειώσεων με AI.

Οι Τρεις Καταστάσεις

Ένας πελάτης μπορεί να έχει οποιονδήποτε συνδυασμό τους ταυτόχρονα.

Πού Τις Ορίζουμε

Στη σελίδα του πελάτη, η κάρτα Κατάσταση βρίσκεται στην αριστερή στήλη, κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας. Κάθε κατάσταση είναι ένα κουμπί: με ένα κλικ ενεργοποιείται, με δεύτερο απενεργοποιείται.

• Ενεργοποιώντας την Οφειλή εμφανίζεται το πεδίο Υπόλοιπο οφειλής. Το ποσό γράφεται σε ακέραιο — 45, όχι 45,00.
• Ενεργοποιώντας την Προσοχή εμφανίζεται το πεδίο Αιτιολογία — μια σύντομη σημείωση όπως «Δεν ξυπνάει νωρίς, επικοινωνία μετά τις 12».

Μόλις αλλάξουμε κάτι, εμφανίζεται το κουμπί Αποθήκευση — τίποτα δεν καταχωρείται μέχρι να το πατήσουμε. Τα ίδια κουμπιά υπάρχουν και στη φόρμα επεξεργασίας του πελάτη, στη στήλη δίπλα στα προσωπικά στοιχεία, και αποθηκεύονται μαζί με την υπόλοιπη φόρμα.

Η Οφειλή Έχει Πάντα Ποσό

Η ένδειξη της Οφειλής δείχνει το ποσό. Γι' αυτό η Οφειλή δεν μπορεί να μείνει ενεργή χωρίς ποσό: αν αποθηκευτεί με κενό υπόλοιπο (ή 0), απενεργοποιείται αυτόματα. Όταν ο πελάτης εξοφλήσει, απενεργοποιούμε την Οφειλή και αποθηκεύουμε — το ποσό καθαρίζει μαζί της.

Οι Ενδείξεις Ακολουθούν τον Πελάτη

Μόλις οριστούν, οι ενδείξεις εμφανίζονται δίπλα στο όνομα του πελάτη ώστε να τις βλέπει όλη η ομάδα χωρίς να ανοίξει τη σελίδα του:

• στη λίστα Πελάτες,
• στην αρχική σελίδα — επόμενα ραντεβού, σημερινή δραστηριότητα, πρόσφατοι πελάτες και υπενθυμίσεις εμβολιασμών,
• στην Ατζέντα και στην ημερήσια προβολή,
• στο Χρονολόγιο.

Αφήνοντας το ποντίκι πάνω στην ένδειξη Προσοχή εμφανίζεται η αιτιολογία που γράψαμε — το «γιατί» είναι διαθέσιμο με ένα πέρασμα του ποντικιού.

Φιλτράρισμα της Λίστας Πελατών

Στη σελίδα Πελάτες υπάρχει το κουμπί Φίλτρα στη γραμμή εργαλείων. Ανοίγει τα ίδια τρία κουμπιά καταστάσεων, το καθένα με τον αριθμό των πελατών που τη φέρουν. Ενεργοποιούμε ένα ή περισσότερα — με πολλά επιλεγμένα εμφανίζονται οι πελάτες που έχουν οποιοδήποτε από αυτά — και η λίστα ενημερώνεται αμέσως, αφήνοντας το μενού ανοιχτό για την επόμενη επιλογή. Μια μικρή μπάρα πάνω από τα αποτελέσματα δείχνει τι είναι ενεργό, με σύνδεσμο Καθαρισμός Φίλτρων για να αφαιρεθούν όλα μαζί. Τα φίλτρα συνδυάζονται με την αναζήτηση και την ταξινόμηση.

Ιστορικό Κατάστασης

Κάθε αλλαγή κατάστασης καταγράφεται. Στην κάρτα Κατάσταση, ο σύνδεσμος Ιστορικό ανοίγει το Ιστορικό Κατάστασης — ποιος όρισε ή αφαίρεσε κάθε κατάσταση, πότε, και πώς κινήθηκε το υπόλοιπο στον χρόνο. Χρήσιμο όταν θέλουμε να δούμε πόσο καιρό είναι ανοιχτή μια οφειλή ή ποιος σημείωσε έναν πελάτη με Προσοχή.